Privacy Policy sul trattamento dei dati personali dei professionisti sanitari

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 ("GDPR"), questa informativa spiega come PharmaCare tratta i dati dei professionisti sanitari che usano l'app PharmaCare e l'area riservata del sito (di seguito unitamente la "Piattaforma").

1. Titolare del trattamento e DPO

Il titolare del trattamento è PHARMACARE S.R.L., partita IVA 09587890964, Via Locatelli 4, 20124 Milano, PEC phadise@pec.it (di seguito il “Titolare” o “PharmaCare”).

Il Titolare ha designato un Responsabile della protezione dei dati (DPO) che può essere contattato all'indirizzo dpo@pharmacare.srl.

2. Quali dati trattiamo

a) Dati della registrazione e del profilo: nome e cognome, codice fiscale, mail, telefono, partita IVA, credenziali di autenticazione, dati professionali, numero di iscrizione all'albo, indirizzo di lavoro, raggio d'azione indicato e calcolato in base a tale indirizzo, fasce di disponibilità, tipologie di prestazioni offerte, dati assicurativi, documenti caricati sul profilo da Lei o dal Suo Studio.

b) Dati dell'attività: le proposte ricevute, le prestazioni bloccate, accettate, rifiutate (con il motivo, se lo indica), annullate ed eseguite, con date, orari concordati e compensi; le note facoltative che lascia dopo "Ho eseguito" qualora abbia riscontrato dei problemi nell’esecuzione della prestazione; nei programmi di supporto ai pazienti, i training svolti con i dati del rapporto (per esempio durata, chilometri percorsi e pedaggi), le prese visione dei documenti del programma e le segnalazioni di farmacovigilanza che invia.

c) Dati tecnici: l'identificativo per le notifiche del Suo telefono e il tipo di sistema operativo; il tipo di dispositivo associato all’App; l'indirizzo IP e l'ora delle operazioni; i dati relativi all’avvenuta consegna e apertura delle comunicazioni di servizio.

d) Consensi: per ogni testo accettato o rifiutato, la versione del testo, la data, l'indirizzo IP e il canale (app o sito).

e) Fatturazione e pagamenti: le fatture che ci invia per i compensi, con i dati fiscali e le coordinate bancarie che contengono, e i pagamenti che eseguiamo.

f) Posizione: L'app non rileva la posizione del Suo telefono: la Piattaforma usa solo l'indirizzo di lavoro che Lei sceglie per calcolare il relativo raggio d’azione.

g) Fotocamera e foto: l'App usa la fotocamera, o apre le Sue foto e i Suoi file, solo quando Lei sceglie di allegare il documento di un training, e carica soltanto il file che Lei seleziona, senza avere accesso alla galleria.

È escluso il trattamento di dati biometrici tramite l’App: l’eventuale utilizzo dell’impronta digitale per ragioni di sicurezza e per l’accesso all’App avviene esclusivamente in locale sul Suo dispositivo.

3. Perché li trattiamo e per quanto tempo (finalità, basi giuridiche, natura del conferimento e tempi di conservazione)

PharmaCare tratta i Suoi dati personali per le finalità di seguito indicate. Per ciascuna finalità sono specificati i dati trattati, la base giuridica, la natura del conferimento, la durata del trattamento e il periodo di conservazione dei dati.

a) Registrazione, gestione dell'account e attivazione del profilo

PharmaCare tratta i Suoi dati per creare e gestire il Suo account, verificare i requisiti professionali (iscrizione all'albo, dati assicurativi e documenti caricati) e attivare il profilo. Per questa finalità sono trattati i dati della registrazione e del profilo e i dati tecnici di cui al punto 2.

Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b), del GDPR).

Natura del conferimento: il conferimento è necessario; in mancanza non è possibile creare l'account né attivare il profilo.

Durata del trattamento e conservazione: i dati sono trattati per tutta la durata dell'account. Alla cancellazione dell'account, i dati sono eliminati o resi anonimi nei tempi tecnici strettamente necessari, fatta eccezione per quelli che occorre conservare per le finalità di cui alle lettere e) (adempimenti amministrativi, contabili e fiscali) e f) (sicurezza, prevenzione di abusi e difesa in giudizio), che sono conservati per non oltre 10 anni dalla cancellazione dell'account, termine ordinario di prescrizione previsto dall'art. 2946 c.c. I codici temporanei usati per l'autenticazione sono conservati solo per il tempo strettamente necessario alla verifica.

b) Gestione delle prestazioni e comunicazioni di servizio

PharmaCare tratta i Suoi dati per proporLe le richieste compatibili con zona, prestazioni offerte e disponibilità, gestire blocchi, accettazioni, rifiuti, appuntamenti ed esecuzioni e inviarle notifiche ed e-mail di servizio. Per questa finalità sono trattati i dati della registrazione e del profilo, i dati dell'attività e i dati tecnici di cui al punto 2. La Piattaforma non decide automaticamente a chi assegnare una prestazione: la propone a tutti i professionisti approvati che hanno quella tipologia di prestazione attiva nel profilo, sono disponibili nella fascia oraria dell'appuntamento (quattro fasce di 6 ore al giorno) e hanno il luogo della prestazione entro il proprio raggio d'azione (da 5 a 50 km). Non sono utilizzati graduatorie, punteggi o lo storico delle prestazioni. Per verificare il raggio d'azione, l'indirizzo di lavoro indicato nel profilo (non la posizione in tempo reale del dispositivo) e l'indirizzo della prestazione sono convertiti in coordinate geografiche e se ne calcola la distanza in linea d'aria: se la distanza è pari o inferiore al raggio scelto, la richiesta Le viene proposta. Spetta poi a Lei decidere se accettare la richiesta. Il trattamento non comporta quindi alcuna profilazione né decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o La riguardino in modo analogo significativamente ai sensi dell'art. 22 del GDPR.

Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b), del GDPR). L’invio delle notifiche push e delle comunicazioni e-mail avviene nell’esecuzione del contratto. Per abilitare le notifiche push occorre la Sua autorizzazione, richiesta alla prima apertura dell’App; potrà poi gestire le Sue preferenze sulla ricezione di tali notifiche tramite le impostazioni dell’App e del Suo dispositivo.

Natura del conferimento: il conferimento è necessario; in mancanza non è possibile proporle prestazioni né gestirle. L'inserimento delle note dopo "Ho eseguito" e del motivo del rifiuto è facoltativo e la mancata indicazione non ha conseguenze sul rapporto in essere. L’attivazione delle notifiche push è facoltativa; se non sono attive, le comunicazioni sono inviate solo tramite e-mail.

Durata del trattamento e conservazione: i dati sono trattati per tutta la durata dell'account. Le note facoltative e i dati relativi all'invio, alla consegna e all'apertura delle notifiche e delle comunicazioni di servizio sono conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione delle prestazioni, con termini differenziati per tipologia di dato e comunque non superiori a 12 mesi dalla raccolta. Alla cancellazione dell'account, i dati relativi alle prestazioni eseguite e ai compensi sono conservati per le finalità di cui alle lettere e) (adempimenti amministrativi, contabili e fiscali) e f) (sicurezza, prevenzione di abusi e difesa in giudizio), per non oltre 10 anni dalla cancellazione dell'account; gli altri dati sono eliminati.

c) Programmi di supporto ai pazienti e farmacovigilanza

PharmaCare tratta i Suoi dati per gestire i programmi di supporto ai pazienti a cui è abilitato (training svolti, dati del rapporto, prese visione dei documenti del programma) e per ricevere e trasmettere alle case farmaceutiche competenti le segnalazioni di farmacovigilanza che Lei invia. Per questa finalità sono trattati i dati della registrazione e del profilo e i dati dell'attività di cui al punto 2.

Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b), del GDPR) per la gestione dei programmi; adempimento degli obblighi di legge in materia di farmacovigilanza (art. 6, par. 1, lett. c), del GDPR) per la gestione delle segnalazioni.

Natura del conferimento: il conferimento è necessario per partecipare ai programmi; in mancanza non è possibile abilitarLa ai programmi né registrare i training. Il conferimento dei dati contenuti nelle segnalazioni di farmacovigilanza è necessario per consentirne la gestione e la trasmissione ai soggetti indicati al punto 4 nei termini previsti dalla normativa di settore.

Durata del trattamento e conservazione: i dati sono trattati per il tempo strettamente necessario alla gestione del programma e comunque non oltre la durata dell'account; alla cancellazione dell'account, i dati relativi ai training eseguiti con compenso sono conservati per le finalità di cui alle lettere e) e f), per non oltre 10 anni dalla cancellazione dell'account. Le segnalazioni di farmacovigilanza sono conservate per il periodo previsto dalla normativa di settore.

Per ulteriori dettagli sul trattamento dei dati personali, sul ruolo di PharmaCare, sui tempi di conservazione ecc., si rimanda alle apposite informative privacy rese in fase di attivazione del programma di supporto ai pazienti (PSP).

d) Pagamento dei compensi

PharmaCare tratta i Suoi dati per pagare i compensi delle prestazioni eseguite, dietro Sua fattura. Per questa finalità sono trattati i dati della registrazione e del profilo, i dati dell'attività e i dati di fatturazione e pagamenti di cui al punto 2.

Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b), del GDPR).

Natura del conferimento: il conferimento è necessario; in mancanza non è possibile pagarLe i compensi.

Durata del trattamento e conservazione: i dati sono trattati per il tempo strettamente necessario all'esecuzione dei pagamenti; fatture, dati fiscali, coordinate bancarie e pagamenti sono poi conservati per le finalità di cui alla lettera e) (adempimenti amministrativi, contabili e fiscali), per non oltre 10 anni.

e) Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali

PharmaCare tratta i Suoi dati per adempiere agli obblighi amministrativi, contabili e fiscali previsti dalla legge. Per questa finalità sono trattati i dati della registrazione e del profilo, i dati dell'attività e i dati di fatturazione e pagamenti di cui al punto 2, nella misura necessaria.

Base giuridica: adempimento di un obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c), del GDPR).

Natura del conferimento: il conferimento è obbligatorio per legge; in mancanza PharmaCare non può adempiere ai propri obblighi né, di conseguenza, pagarLe i compensi.

Durata del trattamento e conservazione: i dati sono conservati per il tempo strettamente necessario all'adempimento degli obblighi di legge e comunque per non oltre 10 anni dalla data dell'ultima registrazione, come previsto dall'art. 2220 c.c. per le scritture contabili; decorso tale termine sono cancellati o resi anonimi.

f) Sicurezza della Piattaforma, prevenzione di abusi, registro delle modifiche e difesa in giudizio

PharmaCare tratta i Suoi dati per garantire la sicurezza della Piattaforma, prevenire abusi, tenere il registro delle modifiche (chi ha fatto cosa e quando), conservare la prova dei consensi e tutelare i propri diritti, anche in sede giudiziaria. Per questa finalità sono trattati i dati tecnici e i dati sui consensi di cui al punto 2 e, nella misura necessaria, gli altri dati ivi indicati.

Base giuridica: legittimo interesse del titolare alla sicurezza della Piattaforma, alla prevenzione degli abusi e alla tutela dei propri diritti anche in sede giudiziaria (art. 6, par. 1, lett. f), del GDPR).

Natura del conferimento: i dati sono raccolti automaticamente durante l'uso della Piattaforma e il trattamento è necessario per utilizzarla in sicurezza; Lei può in ogni momento opporsi al trattamento per motivi connessi alla Sua situazione particolare, con le modalità indicate al punto 7.

Durata del trattamento e conservazione: i dati raccolti per la sicurezza della Piattaforma e la prevenzione degli abusi (log e registro delle modifiche) sono conservati per il tempo strettamente necessario a tali scopi, con termini differenziati per tipologia di dato e comunque non superiori a 24 mesi dalla raccolta. La prova dei consensi e i dati necessari alla tutela dei diritti di PharmaCare sono conservati per 10 anni dalla cancellazione dell'account, termine ordinario di prescrizione previsto dall'art. 2946 c.c., e, in caso di contenzioso, fino alla sua definizione.

g) Statistiche in forma aggregata

PharmaCare tratta i Suoi dati per elaborare statistiche in forma aggregata e anonima utili a migliorare il servizio. Per questa finalità sono utilizzati i dati dell'attività e i dati tecnici di cui al punto 2, già trattati per le altre finalità.

Base giuridica: legittimo interesse del titolare al miglioramento del servizio (art. 6, par. 1, lett. f), del GDPR); il risultato è costituito da dati aggregati che non consentono di identificarLa.

Natura del conferimento: non Le è richiesto alcun dato ulteriore; Lei può opporsi al trattamento con le modalità indicate al punto 7.

Durata del trattamento e conservazione: i dati personali sono utilizzati per l'elaborazione solo entro i tempi di conservazione previsti per le altre finalità; i risultati, essendo anonimi, non costituiscono dati personali.

h) Marketing

PharmaCare tratta i Suoi dati, previo Suo consenso, per inviarLe newsletter, ricerche di mercato e comunicazioni promozionali di PharmaCare per mail, SMS, notifiche o telefono. Per questa finalità sono trattati i dati di contatto, tra i dati della registrazione e del profilo, e l'identificativo per le notifiche, tra i dati tecnici, di cui al punto 2.

Base giuridica: consenso (art. 6, par. 1, lett. a), del GDPR).

Natura del conferimento: il conferimento è facoltativo. Il consenso si può negare o revocare in ogni momento dal profilo dell'app, senza conseguenze sull'uso della Piattaforma; la revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti svolti prima della revoca.

Durata del trattamento e conservazione: i dati sono trattati fino alla revoca del consenso e comunque per non oltre 24 mesi dall'accettazione; alla scadenza il consenso cessa e l'app Le chiede se vuole rinnovarlo. In caso di cancellazione dell'account, il trattamento cessa.

4. A chi comunichiamo i dati

• Personale di PharmaCare autorizzato e istruito, e amministratori di sistema.
• Richiedenti delle prestazioni (farmacie, strutture sanitarie, aziende clienti): il Suo nome e le informazioni sulla prestazione presa in carico. I pazienti non vedono il Suo nome nella Piattaforma; conoscono i recapiti che Lei stesso usa per contattarli.
• Aziende partner dei programmi di supporto ai pazienti e, dove il programma lo prevede, il medico del paziente: le informazioni sui training svolti e le segnalazioni di farmacovigilanza, con i dati che Lei inserisce nella segnalazione.
• Fornitori che trattano i dati per nostro conto, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR, appartenenti alle seguenti categorie: fornitori di servizi di hosting, cloud e archiviazione dei dati; fornitori di servizi di invio di e-mail e notifiche; fornitori di servizi di monitoraggio e sicurezza della Piattaforma; fornitori di servizi di mappe e geolocalizzazione degli indirizzi; gestori delle piattaforme di distribuzione dell'app. L'elenco aggiornato dei fornitori è disponibile su richiesta al DPO.
• Banche e consulenti amministrativi e fiscali, per i pagamenti dei compensi e la tenuta della contabilità.
• Autorità e soggetti pubblici quando lo impone la legge.

I dati non sono diffusi.

Qualora Lei faccia parte di uno Studio professionale iscritto a PharmaCare, per finalità amministrativo-contabili i dati delle Sue prestazioni potranno essere condivisi con tale Studio.

5. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Alcuni dei Suoi dati personali sono condivisi con destinatari che possono trovarsi al di fuori dello Spazio economico europeo, in particolare negli Stati Uniti. PharmaCare assicura che il trattamento dei Suoi dati personali da parte di questi destinatari avviene nel rispetto del GDPR. I trasferimenti si basano, a seconda dei casi, su una decisione di adeguatezza, sulle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o su un’altra idonea base giuridica. Maggiori informazioni sono disponibili scrivendo al DPO.

6. I Suoi diritti

Lei può chiedere in ogni momento l'accesso ai Suoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati forniti, e opporsi ai trattamenti (sul punto si veda il paragrafo successivo); può revocare i consensi facoltativi. Molti dati li può correggere da solo nel profilo dell'app, e può cancellare l'account dall'app (Profilo, "Cancella il mio account") o dall'area riservata del sito pro.pharmacare.srl, oppure chiederlo con il modulo della pagina pharmacare.srl/assistenza. Da qualunque canale, la cancellazione segue le regole del punto 3.

Per esercitare i diritti scriva a dpo@pharmacare.srl, a supporto@pharmacare.srl o a phadise@pec.it, oppure con raccomandata a PHARMACARE S.R.L., Via Locatelli 4, 20124 Milano.

Ha anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

7. Diritto di opposizione

Ai sensi dell’art. 21, parr. 1 e 2, del GDPR, Le è riconosciuto il diritto di opporsi ai trattamenti basati sul legittimo interesse, nonché ai trattamenti per finalità di marketing, scrivendo a dpo@pharmacare.srl; scrivendo a tale indirizzo potrà anche chiedere di non ricevere più comunicazioni commerciali da parte del Titolare.

Inoltre, per disiscriversi dal servizio di newsletter o interrompere la ricezione delle comunicazioni di marketing, Lei potrà anche cliccare in qualsiasi momento sul link di “cancella l'iscrizione” presente in calce a ciascuna delle comunicazioni che riceverà.

8. Dati dei pazienti

Quando prende in carico una prestazione, Lei riceve i dati del paziente necessari a eseguirla e li tratta come autonomo titolare del trattamento, nel rispetto del segreto professionale e delle condizioni d'uso. I pazienti ricevono da PharmaCare, o da chi prenota per loro, un'informativa dedicata che li avvisa della comunicazione dei dati personali.

9. Aggiornamenti

Se questa informativa cambia, la versione nuova Le viene presentata nell'app e resta consultabile nel profilo, insieme alla data di aggiornamento.

Versione 2, 2 ottobre 2026.